英語でプロジェクトリーダー！海外で現地スタッフを育てる英語Tips

海外進出をしたら、大小のプロジェクトを経て製品やサービスを拡販していくこととなるでしょう。現地のスタッフが育つまではあなた自身や部下がプロジェクトをリードする存在となる必要があるかもしれません。どんな英語と心得を持ってプロジェクトに臨むかを学びましょう。

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2024.06.28

プロジェクトを遂行するための英語表現

プロジェクトの成功には様々な要素がありますが、まずはチームをまとめるキックオフミーティングでチームの足並みを揃えたい所です。プロジェクトの開始でのスピーチの流れと雰囲気、そしてプロジェクト中の進捗の確認と問題解決の方法をチームと話し合うためのフレーズをこの記事にまとめました。

プロジェクトの開始 　Project Kick-Off

プロジェクトの開始は、チーム全員が集まるKick-offミーティングから始まるでしょう。こういったミーティングには通常、「自己紹介」、「マイルスト―ンの紹介」、「KPIの説明」が含まれます。プロジェクトマネージャーとしてのスピーチのフローやボリュームを感をご紹介します。スピーチの後にある基本的な単語集もご参考ください。

自己紹介　Self-introduction

以下のスピーチは、プロジェクトチームに自分自身とキーパーソンを紹介し、チームメンバーが自己紹介する場合です。

Good morning team. I’m Ken, I’m the project manager of this marketing team to launch our products in India. I’m excited to be in this team. First of all, I would like to introduce you the assistant project manager, George Owell. George, please come forward. Now, I would like each one of you to introduce your name and position in this project. 

チームのみなさん、おはようございます。私はケン、我が社の製品をインドでラウンチするためのマーケティングチームのプロジェクトマネージャーです。このチームの一員となり、大変嬉しく思っています。まず始めに、アシスタントマネージャーのジョージ・オーウェルを紹介します。ジョージ、前に出て来てください。では、皆さん一人ひとりにも自分の名前とこのプロジェクトでの役職を紹介してもらいましょう。

We have a few milestones during the 6 months, each of which is critical to meet the deadline. Our primary KPIs will be timeline adherence, budget compliance, and quality metrics . The KPIs to determine good quality is set for each milestone. 

私たちの主要な目的は、商品を2024年の終わりまで、つまり6カ月以内に販売開始することです。この6カ月以内にいくつかのマイルストーンがありますが、この一つ一つを時間通りに達成することが大変重要です。我々の主要なKPIは、時間の遵守、予算のcompliance、品質のMetricsになります。良質を定義するKPIについては書くマイルストーンに対して設定しています。

マイルストーンの紹介

プロジェクトを時間通りに完了させるには、 ‘Mid-term goal’、つまり中間ゴール作って進捗管理をすることが必須です。マイルストーンごとに品質を評価をし、遅れがあれば巻き返し対策を講じることでプロジェクトを的確に管理していくことができます。

Please take a look at this overall plan. Our milestone is set at the end of every month. At each milestone, we will meet as a team to confirm the progress and evaluate our performance based on KPI. KPIs are clarified for each milestone. For example, the first milestone is for each indivisual to complete the research task.

こちらの全体日程表を見てください。マイルストーンは、毎月終わりに設定されています。それぞれのマイルストーンでこのチームで集まり進捗を確認し、KPIに基づいて実績を評価しましょう。それぞれのマイルストーンごとにKPIが明確になっています。例えば、最初のマイルストーンは各個人がリサーチタスクを完了することです。

KPIの説明

チームの一人ひとりがKPIを理解するということは「何が良い仕事か」という判断基準を統一するということです。KPI明確でなければ、仕事に満足できなかった場合でも改善点を説明できないという問題が発生しますので気を付けましょう。

For the first milestone, the KPI is 1. The liability of the source, 2. The volume of the samples and 3. Age variation of the sampes. More variety the better. These KPIs wil make the quality of research measurable. Do you have any question so far ? 

一つめのマイルストーンに対してのKPIは、1. 情報源の信頼性、2. 対象者の数、3. 対象者の年齢の幅です。幅が広ければ広いほど良いです。これらのKPIがリサーチの質を測定可能にします。ここまでで、質問はありますか？

プロジェクトマネージャーとしてのスピーチのイメージ、ご確認いただけたでしょうか？私が今まで出会ったプロジェクトマネージャーで「できる！」と感じるのは、こういったスピーチを饒舌にこなし、聴衆の心を引き付ける人たちです。進捗の調整や品質の確認などの仕事も大切な要素ですが、まずは情報を伝達しみんなの気持ちを一つにするスピーチ力がなければ務まらない仕事でしょう。通訳を介さずにすることが勿論理想ですが、ハードルはかなり高いですね。

プロジェクトの進行

次に、プロジェクト進行中に役立つフレーズを見てみましょう。先ほど設定した毎月のマイルストーンを確認するミーティングで重要となるポイント「進捗の確認」、「遅れの挽回計画」、「問題の対処と対策」、それから「モチベーションを上げる声かけ」を取り上げました。

進捗の確認　Confirming Progress

• Can you give us a status update on the milestone?

マイルストーンに沿って進捗を報告してもらえますか？

• How are you tracking against our project timeline?

タイムラインに対して、どのようにトラッキングをしていますか？

• Please provide a progress report for your team’s deliverables.

成果物の進捗報告をお願いします。

• Are we on schedule to meet our next milestone?

次のマイルストーンに間に合うようにスケジュール通りに進んでいますか？

• Let’s review the progress and see if we need to adjust our plans.

進捗を見直して、計画を調整する必要があるか確認しましょう。

遅れの挽回計画　Making Catch-Up Plans

• We need to create a catch-up plan to address the delay.

遅れを挽回する計画を作成しなければいけません。

• What steps can we take to get back on track?

計画通りに進めるためには、何をしたら良いでしょうか？

• Let’s identify the critical points and focus on accelerating those tasks.

重要な点を特定して、これらのタスクを加速することにフォーカスしましょう。

• Can we reallocate resources to speed up this phase?

このフェーズをスピードアップするために人を配置することができますか？

• What additional support do you need to meet the upcoming deadlines?

つぎの締め切りに間に合わせるためにはどんなサポートが必要ですか？

問題の対処と対策Addressing Problems and Countermeasures

• We need to identify the root cause of this issue.

この問題の源流を突き止めなければいけません。

• What immediate actions can we take to mitigate this risk?

リスクを緩和するために早急にしなくてはいけないことは何ですか？

• Let’s develop a contingency plan for this potential problem.

緊急時のための対応計画を作成しましょう。

• How can we prevent this issue from recurring?

この問題の再発を防止するために何ができますか？

• Which do we think is the most feasible resolution for this issue?

この問題に対して最も実行可能な解決策は何ですか？

モチベーションを上げる声かけMotivating and Guiding the Team

• Great job on hitting that milestone! Let’s keep the momentum going.

よくマイルストーンを達成したね。この調子で頑張ろう。

• Your contributions are critical to the success of this project.

あなたに頑張ってもらわないとこのプロジェクトは成功しないよ。

• Let’s collaborate to overcome any obstacles we encounter.

どんな障害に当たっても一緒に乗り越えていこう。

• I appreciate your hard work and dedication to this project.

このプロジェクトに一生懸命、真剣に働いてくれてありがとう。

• Remember, clear communication and teamwork are key to our success.

成功するためには明確なコミュニケーションとチームワークが必要だということを忘れないように。

プロジェクトリーダーは、プロジェクトが日程通りに確実に進行するようにリードするだけでなく、チームをまとめていく力、そしてチームの一人ひとりを育てていく力が必要です。出来ていない所を指摘するだけでなく、問題を克服する方法を一緒に考えるためのフレーズを身に付けていきましょう。

まとめ

プロジェクト進行のためのキーワードと、人をまとめる・育てるためのフレーズをご紹介いたしました。外国人とプロジェクトを進行する中では文化の違いから人事的な問題も多くなることがあります。アシスタントマネージャーには現地の方をアポイントし、現地のやり方を学びながら慎重に進めていくことが大切になるでしょう。大きなチャレンジですが、人として大きく成長できる機会となりそうですね。通訳は文化の違いを理解する架け橋となる存在でもあるので、チームメンバーの一人として意見を尊重しながら協力していけると有益かと思います。皆さんの海外プロジェクトの成功を応援しています。

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