【今すぐ使える】ビジネス英語|アポ取り完全ガイド

北澤のじ
歴史と文化と自由に興味を持ち、ヨガとキャンプとお酒を愛するDigital Nomad。通年20年、50か国以上での海外経験があり、南アフリカの市場調査、フリーランス通訳、英語塾経営を通して日本企業の海外進出、日本のグローバル化を応援しています。 通訳としては、社内通訳7年、フリーランス通訳8年の経験があります。20代にバックパッカーで世界を旅行していたら英語脳が作られ、大企業で同時通訳をさせてもらえるようになりました。アフリカ英語塾の塾長としてアフリカの講師と一緒に英語を教え、誰でも英語が喋れるようになることを伝えています。

北澤のじ

ビジネスパートナー候補となる現地の会社や、現地の取引先に電話をかけてアポイントを取る場合の流れと、いつでも使えるメールの定型文、役に立つ英語のフレーズをご紹介いたします。

New call-to-action

英語でのビジネスメールの書き方については下記記事でも解説しています。
電話とメールをうまく活用し、アポイント獲得率アップを狙いましょう!

初めてのアポ取り、どんな手順で行えばいい?

「いつがご都合よろしいでしょうか?」、「火曜日にZoomでミーティングを設定しますね」「面直で話し合いましょう」。これ、英語で言えますか?顔を合わせていたら何とか伝えることができても、電話となると難易度が高くなり難しい、と思われる方も多いのではないでしょうか。この記事では、その壁を乗り越えるためのお手伝いをいたします。

まずは、こちらのフローチャートをご覧ください。現地の会社に電話をかけてから、アポを取って確認メールを送るまでの流れです。

例)Noziがセールス担当のMr. Smithとアポイントを取る場合
北澤のじ

英語に自信がなかった頃から、南アフリカの会社に電話をしてアポイント取りをする仕事が絶えません。最初の頃は震えるくらいに緊張し、私の英語を理解してもらえない時の恥ずかしさや動揺もあり、電話が嫌いで仕方ありませんでした。13年経った今になってやっと、それほど緊張せずに知らない会社に電話し、担当者を見つけてスムーズにアポイントを取ることができるようになりました。今は殆どの場合、このフレーズとキーポイントを使っています。

ステップ➀ 担当者に取り次がれるまでの流れ

初めに電話が取り次がれるのは受付であり、担当者ではないことが予想されるので、ここで詳しい説明をする必要はありません。ここで必要なのは、この簡単なフレーズ。

“Good day. I’m OO from XX in Japan. May I speak to someone in sales?”
「私はXX会社のOOです。販売の担当者につなげて下さい。」

もしも担当者の名前が分かっていれば、
“Good day. Can I speak to Mr. XX, please.”

キーポイント
  • 日本では「もしもし」や「お世話になります」から会話を始めますが、英語では”Good day/morning/afternoon” または、”Hi”と簡単です。
  • in Japanと付けるのは、会社名が聞き取れなくても「あぁ、日本の会社だから知らない単語だったんだな」、「聞きなれないアクセントだけど、日本の会社なんだな」、「海外から仕事が来るなんてすごい」等を考えてもらえることを狙っています。
  • 販売(sales)、マーケティング (Marketing)、調査 (Research)、社長 (Director)など、自分が話したい内容が通じる部門を予想して、「その部門の中の誰か」と話したい旨を伝えると効率よく進みます。
  • 担当者の名前を聞いておくと、取り次がれた後の流れがスムーズです。Who is in charge? (担当は誰ですか) What’s the person’s name? (名前は何ですか)などのフレーズで名前を聞き出しましょう。

“I will transfer your call.” とレセプショニストが言って、電話が回されました。各デスクに電話が一つずつあるとは限らないし、担当の人がオフィスにいるとは限りません。ここでも電話に出るのは担当者ではない事を想定して話し始めます。” Hi. You are speaking to Mr. Sith?” こんな軽い感じでOKです。

ステップ② セールスピッチ

ついに担当者が電話口に出て、挨拶と自己紹介を終えました。次はA.自社についての紹介、B. 商品・サービス、C. この電話の目的について伝えます。

“We are A. [a market research company in Japan], and are currently B. [working for a company who will launch their products in Malaysia]. We are C. [looking for a company to partner in their marketing], and would like to discuss with you further. Would you be interested?”
「私たちは市場調査会社で、現在マレーシアに製品を売り出す企業のサポートをしています。現地のパートナー会社を探している所で、それについて貴社ともっとお話したいと思います。興味はありますか?」

キーポイント
  • セールスピッチは相手に「もっと話がしたい」と興味を持ってもらえるような内容を簡潔にまとめます。定型文を作っておいて喋る練習をして、スムーズにクリアしたいところです。毎回使うごとに改善を重ねて、5、6回使えば自分のものになります。
  • 定型文を読むように話すと、早くなりがちです。気を付けて、ゆっくり区切りながら話しましょう。
  • Would you be interested? と疑問形で終わることで、先方はあなたのセールスピッチが終わったことがわかります。

“Yes, we are”と回答がありました。興味があることがわかったら、アポイント取りに進みましょう!

北澤のじ

セールスピッチは、Grammarly.comを使って文法をチェックしてみましょう。話し言葉では少しくらい文法が間違っていても大丈夫ですが、文章が正しいとわかっていれば自信を持てますよね。Grammarlyで正しい文章を作って、自信を持って話しましょう!

ステップ③ 担当者とアポを取る

ここでは、相手の都合の良い日にちを聞くことと、どこで会うのか(どういう方法で会うのか)を一つの文章で伝えます。ここで役立つこの単語、絶対覚えておきましょう。

“We would like to discuss with you in details. When are you available for a Zoom meeting?”
「詳細について話し合いたいのですが、Zoomミーティングにはいつがご都合よろしいですか?」

キーポイント
  • l in details. は「詳細について」
  • l available 「都合が良い」「時間が空いている」
  • l available forの後は、us to visit やa face to face meeting といったミーティングの手段を入れます。
  • 「火曜日の13時」のように決まった時間を聞きたい時もavailableを使って “Are you available at 1 pm on Tuesday?” のように聞くことができます。

ステップ④ メールアドレスを貰って確認メールを送る

電話口で約束した後に、メールで約束の内容を送り、目で見て確認してもらうことは認識違いを起こさないために重要です。メールアドレスを聞くフレーズはこちら。

“Can I have your email address?”
「Eメールアドレスを教えてください。」

キーポイント
  • 名前が会社のメアドになっているケースがよくありますが、聞いただけでは中々スペルがわからないものです。Could you spell that? (スペルを教えてください)を使って書き方を聞きましょう。
  • BやPなどの聞き取りにくい音には、Nato Phonetic Alphabetを使うことが多いです。もし知らない方は、一度目を通しておき、相手が”B for Bravo”, “P for Papa” と言った時に備えておきましょう!
出典:Getty Image

どこかで待ち合わせするのであれば、携帯電話番号も交換しておきたいものです。プライベートの携帯番号を突然聞かれて嫌な気持ちになることも考えられますので、これはメールで自分の携帯番号を伝えると同時に相手の番号を聞くのが良いでしょう。

最後に、確認メールの定型文をご紹介します。

まとめ

難しい単語はほとんど使わず、tell, have, speak などの聞きなれた単語が多いことに拍子抜けしてしまうかもしれません。しかし、こういった軽い単語を使う方が自然でネイティブに近い話し方になります。

それから気を付けたいのは、日本のビジネスとは違って「フレンドリー」を目指す事。こんなにフランクでいいの?と驚くことがあるはずです。

あとは、ゆっくりと分かりやすく、明るい声ではっきりと話し、ポジティブで誠実な印象が伝わるように心がけること。あまり肩肘を張らず、頑張って下さい!

通訳・翻訳に関するご相談
資料請求・お見積りの問合せ(03-6868-8786/平日10時~19時)

ABOUT US
北澤のじ
歴史と文化と自由に興味を持ち、ヨガとキャンプとお酒を愛するDigital Nomad。通年20年、50か国以上での海外経験があり、南アフリカの市場調査、フリーランス通訳、英語塾経営を通して日本企業の海外進出、日本のグローバル化を応援しています。 通訳としては、社内通訳7年、フリーランス通訳8年の経験があります。20代にバックパッカーで世界を旅行していたら英語脳が作られ、大企業で同時通訳をさせてもらえるようになりました。アフリカ英語塾の塾長としてアフリカの講師と一緒に英語を教え、誰でも英語が喋れるようになることを伝えています。