目次
- ビジネスメールで使えるキラーフレーズ
- I hope my email finds you well.（お元気でお過ごしのことと存じます。）
- Thank you for〜ing（〜してくれてありがとうございます）
- With regards to your queries, please find attached〜（質問については添付の〜をご覧ください）
- Should you have further queries, please do not hesitate to contact me.（他にも何かご質問がありましたら、遠慮なくお問い合わせ下さい。）
- I look forward to hearing from you.（ご連絡をお待ちしております。）
- まとめ
電話でのアポイント取りについては、下記の記事でご紹介しています。あわせてご覧ください。
ビジネスメールで使えるキラーフレーズ
Good day everyone!
ビジネスEメールは定型文を使えば簡単。可もなく不可もないメールで要件だけを伝えるには決まり文句をコピーペースト、必要な動詞や名詞を変えれば良いだけです。もちろん、ハッと目を引く文章で読む人の心を掴むことができれば、メールの返信率も上がるし楽しいコミュニケーションができるようになりますので、心を込めたメールにするためのヒントも加えてご紹介します。
まずは王道の定型メール、誰が書いても大体こう書く！という位に基本的な定型文を見てみましょう。どれくらいわかりますか？
Dear Mr. Smith,
Good day. ➀I hope my email finds you well.
こんにちは。お元気でお過ごしのことと存じます。
Thank you ②for joining our meeting yesterday. It was great to have met you.
昨日はミーティングにご参加いただきまして、ありがとうございました。お会いできて嬉しかったです。
③With regards to your queries, please find attached our brochure to see the specifications of the product.
ご質問ついては、添付の弊社のパンフレットにて製品の仕様をご覧下さい。
④Should you have further queries, please do not hesitate to contact me.
他にも何かご質問がありましたら、遠慮なくお問い合わせ下さい。
⑤I look forward to hearing from you.
ご連絡をお待ちしております。
Warm regards,
Nozi
もし答えがパッと浮かばなくても、想像で文章を作ってみて下さい。英語的な感覚がある方なら回答を知らなくても正しい答えを見つけられるかもしれません。
それでは、解答を見てみましょう。
I hope my email finds you well.（お元気でお過ごしのことと存じます。）
➀ I hope my email finds you well.
お元気でお過ごしのことと存じます。
日本語に訳すと「私のEメールが、あなたが元気でいることを知る事を願います」というおかしな文章になります。しかしこれはとてもよく使われるキラーフレーズなので、自信を持って使って大丈夫です。
Trust you are well.
Hope you are doing well.
などのカジュアルな書き方も一般的です。
Thank you for〜ing（〜してくれてありがとうございます）
② Thank you for joining our meeting yesterday.
昨日はミーティングにご参加いただきまして、ありがとうございました。
Thank you for 動名詞 (-ing) 「～してくれてありがとう」と始めにお礼を言うことで、相手に良い印象を与えます。
Thank you for visiting our office
Thank you for contacting us
Thank you for taking my call
など、このEメールを書く理由となった出来事を書くと良いでしょう。
【メールに心を込める、ひと工夫】
Thank you for -ing で、何に感謝しているかを伝えられました。この後に、「何故感謝しているか」を付け加えることで誠意が伝わります。ここでは「お会いできて良かったです」としましたが、「有意義なディスカッションができました」「良いアドバイスをいただきました」「楽しい時間を過ごしました」等も一言あるだけでメールの印象が変わります。
With regards to your queries, please find attached〜（質問については添付の〜をご覧ください）
③ 1. With regards to 2. your queries, 3. please find attached our brochure to see the specifications of the product.
- With regards to「～については」
文法としてはAboutと置き換えることができます。しかしwith regards to の方がビジネスのシーンには相応しく、丁寧な言い方です。 - your queries 「あなたのお問い合わせ」
QueriesはQuestionと置き換えることができますが、製品やサービスに関するお問い合わせはqueries を使う方がビジネスライクです。また、この場合はa, theの冠詞よりも所有格のyourが自然です。 - Please find attached… 「添付の～をご確認ください」
Ｅメールに添付資料がある場合は、大方この表現が使われます。類似表現としては、
I have attached our brochure…
The attached is out brochure…
などがありますが、頻度はあまり高くありません。
【メールに心を込める、ひと工夫】
社内メールだとPlease find attached. 「添付をご確認下さい」で済ませることも多々ありますが、文章が短くぶっきらぼうな印象を与えます。この例で to see the specification of… と添付資料の内容を説明しているのは、説明を加えることで丁寧に聞こえるようにする一工夫です。
Should you have further queries, please do not hesitate to contact me.（他にも何かご質問がありましたら、遠慮なくお問い合わせ下さい。）
④ Should you have further queries, please do not hesitate to contact me.
他にも何かご質問がありましたら、遠慮なくお問い合わせ下さい。
これは一文まるまるコピーできる、キラーフレーズ。
- ShouldはIfと置き換えることができますが、ビジネスシーンではShould が適切。
- FurtherはMoreと置き換えられますが、Moreが「もっとたくさんの」という意味を持つのに対してFurtherが「より深い質問」という印象があります。
- hesitate はためらう、なので「ためらわずに私に連絡してください」という意味になります。
I look forward to hearing from you.（ご連絡をお待ちしております。）
⑤ I look forward to hearing from you.
ご連絡をお待ちしております。
I will wait for your…と訳した方はいませんか？Waitは文字通り「待つ」という意味で、この場合にwaitを使うと期待が強すぎるように現れます。look forward to -ingは「楽しみにしています」というニュアンスで、日本ではビジネスの時にはあまり使う表現ではありませんが、英語ではよく使われる結び言葉です。
【メールに心を込める、ひと工夫】
最後にこういった一文を入れるネイティブもいます。
Enjoy your day.
Have a wonderful weekend.
I hope you have a lovely holiday.
受け取られ方は文化や人柄によって様々かもしれませんが私は個人的にはこの一文が大好きです。相手は、私が仕事のやり取りをしていると知りながら、私にもプライベートの生活に対して優しい言葉をかけてくれている所に人間味を感じます。
まとめ
今回ご紹介したのは一般的なフレーズばかりなので、初めてメールする相手から社内メールまで、どんな場面でも使うことができます。沢山の人とやり取りをする中で色々な表現を学んで取り入れ、自分なりのカラーを出すことができるようになるように工夫を重ねていく事が理想的です。I wish you all the best!
英語ビジネスメールの技、伝授します！連載４本シリーズの第1本目は「ビジネスで使えるキラーワンフレーズ」。定型文に「心の込もった一言」を添えれば、100％返信を貰えるようなＥメールがサクサク書ける、ビジネスメールの達人になりましょう。