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会議の司会を担当するのは、最初は緊張するかもしれませんが、定型文とリズムに慣れてしまえば意外と簡単にこなせるようになるはずです。最も難しいのは質疑応答ですが、それはその都度質問される内容を予想することでしか準備ができません。まずはこちらの記事に目を通して、フレームワークをしましょう。
英語で会議・ミーティングをする際の進め方
英語で会議やミーティング(MTG)をする際、(1)冒頭の挨拶、(2)議題と会議の流れの確認、(3)要件の確認、(4)プレゼンの実施、(5)プレゼンの締めくくり（クロージング）という流れ進めていきます。本記事でもこの流れに沿って、それぞれのステップで使える英語表現について解説していきます。
英語で会議・ミーティング (1)冒頭の挨拶
まずは両チームの自己紹介。参加者全員が自己紹介をする場合と、代表者が全員を紹介する場合の両方を想定しました。ここでチームの全員が発言できるとクライアントとの距離が縮まるのでベターです。英語に自信のあるチームなら尚更、この機会を利用したいですね。
例) Because of the time constrain, please allow me to introduce my team.
Here is Nozi, she is a writer. Nozi in charge of writing contents for business person and owners to brush up their English. – Nozi, rise your hand so that everyone can see you.
（時間に制約がありますので、私からチームを紹介させていただきます。こちらがライターのノジです。ノジはビジネスマンや経営者の英語をレベルアップするコンテンツを書く担当です。ノジ、みんながわかるように手を挙げてくれるかな。）
- The time constrain (時間の制約)
- Brush up (スキルを上げる)
- 紹介されている人が手を挙げるように促しましょう。
英語で会議・ミーティング (2)議題と会議の流れ(アジェンダ)の確認
挨拶が終わったら次に、議題と会議の流れを確認しましょう。「アジェンダ」は本で言うと目次のようなものです。
例) The purpose of this meeting is to present our solution to your current challenge, which is to reach and market the target audience. First, we will take your through our presentation document, which takes about 15 minues. Then we have time for Q&A session for 15 minutes. Is it okay with everyone?
（この会議の目的は、「ターゲット層に届くマーケティングをする」という御社の現在の課題について我々の解決策を提示させていただく、というものです。まずは15分ほど弊社のプレゼン資料見ながら説明をさせていただきたいと思います。その後にQ&Aの時間を15分間取っております。皆様よろしいでしょうか？）
- The purpose of this meeting (この会議の目的)
- Solution (解決策)
- Your current challenge (御社の現在の問題)
- Take you through～ (～を説明する)
「課題＝Problem, Issue ではない」、「説明する＝Explainではない」という点に注目してくださいね。こういった微妙な違いは実践を通して学ぶことが近道なので、相手がネイティブなら使っている表現をメモしてドンドン真似していきましょう。
英語で会議・ミーティング (3)要件の確認
この会議がクライアントと始めて顔を合わせる会議であれば、作り込んできた資料を見せる前に要望や依頼の内容を確認したいところです。下記4ステップで、資料の説明に入ると相手の反応やコメントから得たヒントを交えながら効果的なプレゼンができるでしょう。
➀ご要望・ご依頼の内容（問題意識の共有）
②ご要望を実現する場合の難しさを相手の立場に立って言及
③自社のサービスが何故顧客のニーズに対応できるかを端的に説明
④資料で詳しく説明
この流れで一番大事なのは②（ご要望を実現する場合の難しさを相手の立場に立って言及）。
「そうそう、そうなんですよ」と言って欲しいところ！
クライアントはそれに更に説明を加えたくなってしまうかもしれません。
話を聞く相槌の例をご紹介します。
- なるほど。(I see.)
- それは大変でしょう。(It’s a tough situation.)
- それはひどいですね。(That’s terrible.)
- なんとかしないといけませんよね。(I see you need to improve that condition)
「～ということがわかりました」というまとめの言葉で、相手の話したことが伝わっているという意思表示を忘れずに。
それでは、要件の確認をする際の具体的な表現を見てみましょう。
例) Okay, let me summarise. I understand that you need a support for SEO tracking. I will note that and add my idea during this presentation. Let’s take you through the presentation. I will hand over to Joe.
(では、まとめますと、SEOのトラッキングについてのサポートもご所望ということですね。このプレゼンテーションの中で私のアイデアを共有していきます。では、資料のご紹介に入りましょう。ではジョーにやってもらいましょう。)
- Summarise (まとめる)
- I understand that ～ (～ということがわかりました。)
- I will note that (それを念頭に入れます)
- Add my idea (アイデアを加える)
- Handover (引き渡す、バトンタッチする)
ここで「話をよくわかってくれる人」と思ってもらうには、メモを取るなどをしながら真剣に聞く必要があります。プレゼンでもセールスでも、本当に聞いて欲しい相手には相手に喋らせることが大事です。
相槌のバリエーションを下記記事で詳しくご紹介しておりますので、是非ご参考ください。
英語で会議・ミーティング (4)プレゼンの実施（プレゼンする側）
事前に用意した資料は英語も作り込むことができるので、それほど困ることはないでしょう。なので、一般的なプレゼンテーションの「始め方」と「終わり方」について触れておきましょう。
- Thank you for the opportunity to present [サービスや製品名] to you today.
（今日はこのプレゼンの機会をいただきまして、ありがとうございました。）
- Thank you for allowing me to introduce our [サービスや製品名] to you today.
（弊社の＿＿＿を紹介する機会を下さいまして、ありがとうございました。）
- My name is [名前], I’m in charge of [担当] in [会社名].
（私の名前は＿＿です。[会社名]では＿＿＿の担当をしています。）
- In this presentation, I will cover [内容のサマリー].
このプレゼンでは＿＿＿、＿＿＿、＿＿＿というような内容をご紹介します。
- The outline （概要）
- I will highlight～ （～にフォーカスします。）
- Please note～ （～ということをご留意ください。）
- Please ask questions if there is anything needs to be clarified.
（クリアにしたい事があればご質問ください。）
- Please stop me and ask questions if my English was not clear.
（私の英語でわからない所があれば中断して聞いてください。）
- We will have 15 minutes Q&A session after the presentation.
（プレゼンの後に15分の質疑応答を設けています。）
- Thank you for raising that point. I will cover that in the next slide.
（その点についてご質問いただき、ありがとうございます。その点については次のスライドでご説明いたします。）
- Thank you for your question. But I would like to discuss in details in the Q&A session. I will take a note of that.
（ご質問ありがとうございます。それについては、質疑応答で詳細をお話ししたいと思います。覚えておきます。）
- I cannot answer to that question. I will get back to you. (メモを取る)
（その質問については今お応えすることができませんので、後日回答致します。）
用意した文章を読むときは早く喋ってしまいがちなので、注意して話しましょう。また、聞き手とのアイコンタクトを取ったり、前段の会話で話されたことを取り入れたりすると良いですね。西欧の方はこういったプレゼンテーションを自然にすることが得意なので尚更、それに見合ったレベルの高いエンゲージメントを目指したい所です。
- This is the end of our presentation. Thank you.
（プレゼンは以上になります。ありがとうございました。）
- Now, I would like to handover to [司会者の名前]
（では、[司会者] にバトンタッチします。）
- Okay, I would like to move to Q&A sessions. Please feel free to ask any questions.
（それでは、質疑応答に入りましょう。何でも質問してください。）
英語で会議・ミーティング (4)プレゼンの実施（プレゼンを受ける）
プレゼンが終わった後、もう一度気になるページを見ながら話しがしたいけれど、「どこ」を説明するのが難しい！という方が多いようです。その時に使える一般的な表現と、頻出する質問内容の例をまとめました。
- Could you go back to the page X on the slides?
（スライドXページ目まで戻ってもらえますか？）
- Scroll up, please. Up, up, up… here it is.
（もっと上です。もっと、もっと、もっと… ここです。）
- Could you scroll down a bit? I think it was 2, 3 pages after this slide.
（もう少し下です。このスライドの2、3ページ後だったはずです。）
- Could you show me the right hand side?
（右の方を見せてもらえますか？）
- Could you zoom in this chart (graph) ?
（その表を拡大してもらえますか？）
- Coluld you tell us more about the fineprint?
（注意書きの部分について教えてください。）
- Where have you obtained the data?
（データはどちらから取得されましたか？）
- Have you dealt with a similar cases?
（このような事例に対応されたことはありますか？）
- What do you mean by ____?
（～というのはどういう意図ですか？）
- What does ____ mean?
（～とはどういう意味ですか？）
最後の二文は、似ているようでかなり意味が違うので注意。上は意図を明確にする、または詳しく説明することを依頼しています。下は知らない単語の意味を聞いています。
後は、普通の質問を5W1H、SVOの法則に基づいて聞くだけで大丈夫です。長い文章で聞こうとせず、短い文章をたくさん作って自分の伝えたい事を伝える、という気持ちで気負いせずに話すのが成功のコツです。
英語で会議・ミーティング (5)プレゼンの締めくくり（クロージング）
一般的な終わりの言葉と、Q&Aで聞かれたことや要望をまとめる言葉をご紹介致します。
- It looks like we’ve run out of time, so we’ll finish here.
（時間になりましたので、ここで終了したいと思います。）
- To summarise our homework, we will modify the package and budget according to your request.
（私たちが持ち帰る事項のまとめですが、ご要望通りにパッケージと予算を修正致します。）
- We will send you the new proposal by the end of the week.
（新しいプロポーザルを今週中にお送りします。）
- We will get back to you in the next 2 to 3 days.
（２、３日中にご回答致します。）
- I think we’ve covered everything on the agenda.
（議題にあった項目は全て話し合うことができたかと思います。）
- If no one has anything else to add, I think we’ll wrap this up.
（その他追加がなければ、ここで終了にしたいと思います。）
- It seems like we’ve finished ahead of schedule.
（予定よりも早いですが、これで終了と致します。）
オンラインで会議・ミーティングをする時の英語表現
オンラインで会議・ミーティングをする際は、相手の状況を逐一確認したり、対面に比べて言葉で伝えなければいけないシーンが多いです。下記のような英語表現を覚えておくと、安心してオンラインでのミーティングに臨めるでしょう。
●画面を共有する許可を求める
[Name of the host], can you give me a permission to share the screen? ([主催者の名前] 画面を共有する権限をいただけますか？)
Can I share my screen?（画面共有していいですか？）
Let me share the screen.（画面共有させてください）
●自分が聞こえるか確認する
Can you hear me?（声は聞こえていますか？）
Can you hear me clearly?（綺麗に聞こえていますか？）
Am I audible?（私の音出てますか？）
●相手の声が聞こえない
I can’t hear you.（あなたの声が聞こえないです）
You are on mute.（ミュートになっています）
Can you speak out? It’s difficult to catch you.（聞こえづらいので、声を出してみてもらえますか？）
●ビデオがオフで良いか了承を取る
Is it okay if I keep the video off?（カメラをオフにして話していいですか？）
●ビデオをオンにしてもらう
Are you comfortable to turn the video on?（カメラをオンにしていただけますか？）
Can we have a video chat?（カメラをオンの状態にした同士で話せますか？）
●情報をチャットに書いてもらう
Can you write that on the chat?（チャット画面に書いていただけますか？）
Can you send the link on the chat?（リンクをチャット画面に送っていただけますか？）
●チャットに書いた情報を確認してもらう
Can you see the chat?（チャット画面を見ていただけますか？）
Can you see what I wrote on the chat?（チャット画面に書いた内容を見ていただけますか？）
まとめ
It seems like we have covered a lot today! （今日はたくさん詰め込みましたね！）
日本語でも英語でも、会議の流れや内容に大きな違いはありません。しかし、言語の違い以外に大きな違いがあります。それは、会議のムードです。もちろん企業文化や業種によって違いはありますが、総じて日本語の会議は、重苦しく神妙であることが「真面目で勤勉」な好印象となるのでしょうか。ビデオの顔出しをせず、声のトーンも暗く淡々としています。それに対して英語の会議は、ホストが明るい雰囲気を生み出し、全員が参加しやすいような声かけをし、冗談を言ったりして人を飽きさせないような計らいが見られます。
英語の完璧を目指すよりも、文化的に洗練されたコミュニケーションを目指し、グローバル人材としてレベルアップしていきましょう
英語コミュニケーションに「OCiETe（オシエテ）」
多言語コミュニケーションにお悩みでしたら、プロの通訳に任せるのも一つの手段です。
企業への依頼やコミュニケーションシーンなど、特に正確性が求められる場合は、機械翻訳に頼らずプロの通訳・翻訳会社に依頼しましょう。
OCiETeではオンライン通訳や現地通訳サービスで、言語コミュニケーション課題をサポートいたします。
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例) Hi, I’m Nozi. I’m in charge of writign contents. My column is targeted to personnas and business owners who wish to learn English for their businesses.
（こんにちは、ノジです。私はコンテンツを担当しています。私のコラムは、ビジネスのために英語を勉強したいという人や経営者がターゲットです。）